Somente no Estado de São Paulo, são emitidas mensalmente cerca de 60 milhões de notas fiscais para documentar operações comerciais entre empresas contribuintes do IPI ou ICMS. A emissão da velha nota fiscal, impressa em papel, é ainda hoje imprescindível para o controle – pelo fisco – da arrecadação dos impostos devidos. Mas a modernização da atual sistemática de emissão de documentos fiscais chega com a proposta de implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – projeto vencedor do Prêmio Mario Covas, na categoria “Eficiência no Uso dos Recursos Públicos e Desburocratização”.

A emissão de documentos fiscais em papel é responsável pelos altos custos e problemas de gestão que afetam tanto os contribuintes como o próprio fisco, pois exigem formas alternativas e mais custosas de atuação. Podem ser apontados dentre os gastos para os contribuintes os custos relativos ao tempo despendido na emissão de notas fiscais e documentos fiscais em livros contábeis, assim como os custos para o armazenamento de grandes volumes de notas fiscais em papel. Para o fisco, a conferência manual de notas fiscais, a dificuldade em cruzar e compartilhar informações, a impossibilidade de acompanhar as operações comerciais em tempo real, representam empecilhos que facilmente podem ser solucionados graças aos avanços tecnológicos alcançados.

A implantação da NF-e foi possibilitada por dois instrumentos jurídicos: a Medida Provisória n. 2200-2/2001, que viabilizou o uso do documento eletrônico, e a Emenda Constitucional n. 42/2003, que permitiu a atuação de forma integrada e o compartilhamento de informações fiscais entre os diferentes níveis das administrações tributárias. O projeto da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) – iniciado em fevereiro de 2005 – visou a substituir a nota fiscal em papel por um documento eletrônico com a mesma finalidade e validade jurídica. O modelo paulista utilizou conjuntamente padrões abertos de tecnologia (como a Internet), certificação digital e uso do padrão XML (Extended Markup Language).

Prioridade para NF-e

De acordo com o agente fiscal de rendas da Sefaz, Marcelo Luiz Alves Fernandez, foi “a partir da experiência do projeto iniciado em São Paulo e das várias experiências havidas em outros Estados, conforme foram relatadas no Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários (Encat), que se decidiu fazer um modelo nacional único de NF-e”. A necessidade do modelo único de documento eletrônico para evitar problemas de gestão e de adaptação por parte das empresas influenciou a ordem de implantação dos subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) da Receita Federal (escrituração contábil, escrituração digital e nota fiscal eletrônica), iniciando pelo subprojeto da NF-e após consenso entre os participantes do Encat.

A Nota Fiscal Eletrônica foi definida como o documento emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de registrar operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e pela recepção do documento eletrônico através da Fazenda antes da circulação ou saída da mercadoria.

O projeto-piloto nacional contou com a participação dos Estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Goiás, Santa Catarina, Bahia e Maranhão, da Suframa, da Receita Federal e da Coordenação Geral do Encat. A estratégia adotada foi envolver no projeto representantes do setor privado que movimentam volumes significativos de notas fiscais e possuem capacidade tecnológica para suportar a implantação. Dezenove empresas aceitaram o convite para participar da iniciativa.

Na fase preparatória, foi definido o modelo único de NF-e e aprovado o protocolo de implantação do projeto em âmbito nacional. Em seguida, criou-se uma legislação nacional específica. A efetiva implantação teve início em abril de 2006, quando as Secretarias da Fazenda dos Estados participantes começaram a receber as notas fiscais eletrônicas, um processo que inicialmente ocorreu concomitante à emissão de notas fiscais em papel. A fase operacional se deu no segundo semestre de 2006, quando as notas fiscais eletrônicas passaram a ter validade jurídica e outras empresas foram credenciadas, dando-se início ao processo de massificação do uso das NF-e.

Dentre os fatores que garantiram o sucesso da empreitada, podem ser assinalados: (1) a opção pela implantação gradual da NF-e em substituição à nota fiscal em papel; (2) a adoção dos recursos tecnológicos e da certificação digital já disponíveis no mercado; e (3) o estabelecimento de consenso entre as administrações tributárias estaduais e a federal, sobre o modelo adotado.

O processo de modernização do fisco trouxe aspectos inovadores e introduziu mudanças de paradigma na área tributária, tais como a integração e o intercâmbio de informações fiscais em meio eletrônico e a oportunidade de colaboração entre o fisco e o contribuinte através de parcerias com o setor privado. O resultado do trabalho conjunto entre diversos órgãos públicos e as empresas envolvidas foi decisivo para o aperfeiçoamento do layout da Nota Fiscal Eletrônica.

O investimento feito pela Secretaria da Fazenda de São Paulo na implantação, aquisição de infra-estrutura e desenvolvimento do sistema da NF-e foi estimado em R$ 15 milhões. Para as empresas, o custo varia entre R$ 300 mil e R$ 3 milhões. Mas o projeto não contempla apenas as grandes empresas: a Sefaz-SP já está desenvolvendo um software para emissão, validação, assinatura digital e transmissão da NF-e, especialmente pensado para atender às demandas do pequeno e médio contribuinte.

O resultado obtido no projeto-piloto – com a recepção de mais de 100 mil notas fiscais eletrônicas pelos Estados em substituição às notas fiscais em papel – demonstra a viabilidade técnica e operacional do modelo proposto. São significativos os benefícios para os contribuintes, para as administrações tributárias e para a sociedade, tais como a redução de custos, a simplificação de processos e o melhor controle fiscal com compartilhamento de informações entre os fiscos.

Em São Paulo, já foi iniciado – em setembro de 2006 – um processo de credenciamento de novas empresas. A experiência desse modelo pode ser implantada em outros Estados e em novas empresas que adotarem o sistema. A médio prazo, almeja-se a adoção dos conceitos e princípios adotados para os demais subprojetos do Sped, permitindo maior integração entre os diferentes sistemas. A longo prazo, espera-se que a NF-e seja um elemento que possa viabilizar a reforma tributária, pois permite o conhecimento detalhado da balança comercial existente entre os Estados. Para maiores informações, acesse www.fazenda.sp.gov.br/nfe. <