Desde 2003, 5,7 mil escolas públicas, em todo o Estado de São Paulo, estão sendo abertas à comunidade aos finais de semana, para ampliar a prática da cidadania e desenvolver outras ações socioeducativas, organizadas em quatro eixos norteadores: esporte, cultura, saúde e qualificação profissional.

Promovido pela Secretaria de Estado da Educação de São Paulo – em parceria com a Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura (Unesco) –, o Programa Escola da Família objetiva ampliar as oportunidades individuais e coletivas para melhorar a qualidade de vida e as relações sociais. Participam da empreitada, também, a Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE), o Instituto Ayrton Senna, o Fundo Social de Solidariedade do Estado de São Paulo, o Instituto Faça Parte e a Ballix Tecnologia e Sistemas Ltda., empresa responsável pelo subsídio tecnológico ao programa.

Por trás do sucesso do Escola da Família, há um complexo sistema para registro e controle das atividades e dos atores que o integram, organizados em estrutura hierárquica de responsabilidades e competências. Acessível através do sítio www.escoladafamilia.sp.gov.br, o sistema conquistou o Prêmio Mario Covas na categoria “Uso das Tecnologias de Informação e Comunicação”. Segundo Cristina Cordeiro, coordenadora do Programa Escola da Família, a premiação significou o reconhecimento de uma longa trajetória, de quase três anos, estruturada com base no compromisso de superar desafios e no empenho de milhares de pessoas para beneficiar o cidadão. “Muitos paradigmas tiveram de ser quebrados para que alcançássemos estes resultados positivos”, conta.

São usuárias do sistema todas as 89 diretorias de ensino espalhadas pelos 645 municípios do Estado de São Paulo. São cerca de 5,3 mil escolas públicas e 10,7 mil profissionais, que incluem: o dirigente regional de ensino, assistentes técnico-pedagógicos (ATP), supervisores de ensino (responsáveis pela concretização do programa e pela administração de pessoal em todas as escolas sob sua jurisdição), coordenadores técnicos (incumbidos de dar suporte aos ATP e supervisores), coordenadores de área (para acompanhar o trabalho realizado nos finais de semana), educadores (responsáveis pela organização das atividades em cada unidade) e gestores – sejam eles diretores, vice-diretores ou professores coordenadores da escola, que garantem a integração das atividades desenvolvidas no final de semana com a proposta pedagógica que dá suporte às atividades escolares, ao longo da semana. O Programa Escola da Família reúne ainda 28,4 mil bolsistas e 36 mil voluntários.

O Escola da Família conta também com o incentivo de instituições privadas de ensino superior; através do Programa Bolsa Universidade, 311 dessas instituições oferecem, em convênio com a Secretaria da Educação, bolsas integrais a alunos egressos do ensino médio estadual que se inscrevem para voluntariar, aos finais de semana, em escolas públicas.

Uma ferramenta para gerenciar o Programa

A pedagoga Carmen Neusa Furini da Silva atua como educadora profissional no Programa Escola da Família desde o início e coordena as diversas atividades e cursos realizados aos finais de semana. Sua escola, a E. E. Castro Alves, localizada na Vila M. Mazzei (Zona Norte), costuma atender entre quinhentos e oitocentos educandos a cada sábado e domingo. “A comunidade geralmente vem de longe – de Pirituba, Guarulhos, Santana – em busca das aulas de espanhol, inglês e informática, que assistem pela TV”, orgulha-se.

Carmen lembra que, no começo, os relatórios de administração do programa eram escritos em papel. Em 2004, os educadores passaram por oficinas pedagógicas para aprender a operar o sistema e a tarefa ficou fácil: “Agora, tudo funciona de um jeito mais prático e rápido. Antes, a gente entregava o relatório para a coordenadora, guardava uma cópia e ia juntando papelada que não acabava mais”.

O que se pretende com a ferramenta é consolidar o gerenciamento de processos em larga escala, com os quais está envolvido um número elevado de usuários e instâncias coorporativas. “Nosso site agiliza os procedimentos de serviços rotineiros entre as coordenadorias do programa e as diretorias regionais de ensino, fazendo com que se minimizem tempo e dinheiro, além de funcionar como meio de comunicação institucional”, explica Cristina. O sistema garante, também, o fluxo permanente, constante e diário de dados, em que se combinam gerenciamento centralizado das informações e formas descentralizadas de registro, validação e consistência de dados.

Contabilizando todos os usuários que já passaram pelo sistema, chega-se ao número de 293 mil. Daí por que foi preciso criar uma equipe permanente de apoio e uma rotina para disseminar instruções por meio de comunicados enviados por correio eletrônico, para divulgar manuais de orientação no sítio do programa, para capacitar profissionais e prestar atendimento telefônico. O contato direto com essa equipe de apoio técnico é feito pelos assistentes técnico-pedagógicos (ATP), incumbidos de disseminar as informações sobre mudanças para os educadores nas reuniões com a coordenação.

Os computadores servidores que hospedam o aplicativo também foram adequados para suportar um volume de cerca de 2 mil acessos simultâneos, nos dias de maior tráfego, e a armazenagem de um banco que já alcança quase 6 milhões de registros de freqüência e 6,5 milhões de registros de atividades desenvolvidas.

Para garantir a segurança e agilizar o processo, além de evitar duplicações, o login de acesso (e chave primária da base de dados) é feito a partir da entrada do número de CPF do usuário. Desse modo, mesmo que o usuário esteja registrado em duas funções, seu cadastro é único. A manutenção das senhas também é feita de forma descentralizada, cabendo aos ATP e supervisores gerenciá-las.

Os educadores são responsáveis por preencher os relatórios, que devem abranger tudo o que acontece na escola durante os finais de semana: atividades ou cursos fornecidos, número de participantes e faixa etária, nome do voluntário ou do educador universitário responsável pelas atividades.

A ferramenta é utilizada, também, para: (1) fazer o cadastramento das diretorias de ensino, das escolas, atores e parceiros, das instituições privadas de ensino superior, dos cursos conveniados e dos projetos realizados; (2) registrar as capacitações, orientações técnicas e respectivas despesas; (3) fazer o controle dos convênios celebrados e da freqüência, para gerar a folha de pagamento; (4) fazer o gerenciamento central das atividades em nível regional e local; (5) prestar orientação aos usuários em quaisquer níveis; e (6) divulgar os mais variados documentos.

Especificamente em relação ao Programa Bolsa Universidade, a ferramenta permite conhecer bem cada uma das etapas de concessão do benefício e “administrar” a situação do bolsista contemplado: o candidato inscreve-se diretamente no sítio do programa; uma equipe da diretoria de ensino confere os dados de sua ficha com a documentação entregue, posteriormente, em mãos. A faculdade em que o aluno-candidato está inscrito checa as informações por ele prestadas sobre campus, curso, turno e semestre que está cursando. Em seguida, divulga-se uma classificação (mensal) dos candidatos cujas fichas foram validadas pelas duas instituições, atribuindo-lhes uma pontuação de acordo com sua condição socioeconômica. A ferramenta permite, também, que a faculdade ou a diretoria de ensino solicitem, a qualquer momento e por algum motivo, o desligamento de um bolsista.

No primeiro dia de cada mês, o sistema libera os relatórios financeiros, emitindo a lista de bolsistas e o valor devido pela Secretaria de Estado da Educação; a faculdade, por sua vez, confere as informações desses relatórios, efetuando as correções necessárias, imprime a listagem final e encaminha à Secretaria para receber o valor do convênio referente àquele mês.

Responsável – graças à agilidade e à eficiência no processamento e na disseminação de informações – pela difusão do Programa Escola da Família em todo o Estado, a tecnologia criada revelou-se um instrumento adaptável e capaz de contribuir enormemente com outras iniciativas de largo espectro e que envolvam níveis hierárquicos definidos e várias unidades e agentes.